Een telefonische afspraak maken. Hoe doe je dat?

Vaak is het lastig om een telefonische afspraak te maken. Iedereen is druk en heeft weinig tijd. Zo’n afspraak maken met mensen of je bedrijven die je niet kent is extra moeilijk. In dit blog vertellen we jou hoe je die zo gewilde afspraak maakt!

Telefonische afspraken maken

Telefonisch een afspraak maken bij mensen of bedrijven die je niet kent, is koude acquisitie. Deze mensen weten niet dat je gaat bellen en ze kennen jouw bedrijf (vaak) niet. Afspraken maken is een deel van het verkoopproces. Je ‘verkoopt’ namelijk de afspraak.

Hoe minder productkennis je deelt, hoe makkelijker je een afspraak kunt regelen. Veel ondernemers geven tijdens dit eerste contact te veel informatie. Hierdoor wordt het lastig om een afspraak te maken, degene die je belt weer namelijk al wie je bent en wat je doet.

Zorg ervoor dat je opvalt

De telefoon staat roodgloeiend bij veel bedrijven. Zorg er dan ook voor je opvalt tussen alle telefoontjes. Hier is een goede voorbereiding voor nodig. Zorg er voor dat je weet wie je belt, welke functie deze persoon heeft en dat je het bedrijf ook goed kent. Op deze manier kun je het bedrijf ook een passend en uniek aanbod doen.

Kennis over je eigen bedrijf, jouw product of dienst is ook erg belangrijk. Als je kort en bondig kunt vertellen wat jij doet, dan komt dit professioneel over. Daarnaast is het ook handig dat je de concurrentie goed kent, op deze manier kom je niet voor verrassingen te staan.

De telefoniste

Veel organisaties hebben een telefoniste, receptioniste of secretaresse die de eerste screening doet van de binnenkomende telefoontjes. Deze persoon is een van de belangrijkste personen tijdens het maken van je afspraak, behandel deze persoon dan ook met respect. De uitdaging is namelijk om ervoor te zorgen dat je door deze persoon doorverbonden wordt en dat hij/zij je helpt. Dit doe je door deze persoon een klein stukje van je verhaal te vertellen.

Een goede openingszin

Onderscheidend afspraken maken begint met een goede openingszin. De openingszin moet aandacht en interesse opwekken. De eerste indruk blijft namelijk altijd hangen. Zorg dat je vrolijk, vriendelijk en zelfverzekerd overkomt.

Tijdens dit gesprek werk je langzaam naar de afspraak toe. Dit is namelijk het doel van je telefoongesprek. Door het woord ‘vrijblijvend’ te noemen in je gesprek, zorg je ervoor dat mensen zich niet verplicht voelen. Maar het belangrijkste is misschien wel luisteren. Als je goed luistert, dan kun je hier later alleen maar je voordeel mee doen.

Oefenen, oefenen, oefenen

Telefonisch afspraken maken is echt een kwestie van oefenen. Hoe meer gesprekken je voert, hoe beter je weet wat wel en niet werkt. Leg de lat voor jezelf niet te hoog. Mensen mogen en kunnen ook ‘nee’ zeggen.

Het allerbelangrijkste voordat je begint met zo’n belangrijk telefoongesprek is: Lach voordat je het nummer intoetst. Deze glimlach voelen mensen namelijk door de telefoon.